INTRODUCCIÓN AL CANAL DE DENUNCIAS DE IDEA ORO Y GEMA

La empresa IDEA ORO Y GEMA, S.L es una organización comprometida con el cumplimiento de la legislación vigente, así como con la ética y la transparencia en todas sus actuaciones. Por este motivo, se trabaja activamente en la prevención y detección de conductas irregulares que puedan dañar su imagen y reputación.

En este sentido, IDEA ORO Y GEMA, S.L cumple con lo dispuesto en el Reglamento Europeo General de Protección de Datos de Abril 2016 (RGPD), la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos de Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), la Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico (LSSICE) y la legislación actual Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción que exige a las empresas contar con mecanismos de control que permitan prevenir, detectar y reaccionar ante el riesgo de comisión de un delito.

Por ello, IDEA ORO Y GEMA, S.L ha implementado un “Canal de Denuncias”, una herramienta fundamental para que todo el personal y red de colaboradores que actúen en su nombre puedan informar de posibles riesgos e incumplimientos.

En esta Política se describen todas las cuestiones relacionadas con el funcionamiento del Canal de Denuncias de IDEA ORO Y GEMA, S.L: quién puede formular una denuncia, contra quién, en qué situaciones y, sobre todo, qué pasos se seguirán cuando se reciba una denuncia. Todo ello, sometido a la más absoluta confidencialidad.

El Canal de Denuncias de IDEA ORO Y GEMA, S.L es una herramienta valiosa y útil para preservar y proteger, entre todos, la imagen y reputación de la empresa. Se espera la cooperación de toda la plantilla para detectar posibles conductas irregulares y actuar en consecuencia, siguiendo siempre los valores éticos y de cumplimiento que caracterizan a IDEA ORO Y GEMA, S.L.

¿QUIÉNES DEBEN DENUNCIAR A TRAVÉS DEL CANAL DE DENUNCIAS?

Se anima a toda la plantilla, la dirección, clientes, red de colaboradores y proveedores habituales de IDEA ORO Y GEMA, S.L, en adelante “Partes Interesadas” a utilizar el Canal de Denuncias en caso de tener conocimiento de alguna irregularidad que esté incluida en su ámbito objetivo. Es importante destacar que el uso de este canal se realiza con total garantía de confidencialidad y sin temor a sufrir represalias, como el despido u otras medidas de ese tipo. Todos los informes recibidos serán tratados con la máxima seriedad y responsabilidad.

¿QUIÉNES PUEDEN SER DENUNCIADOS A TRAVÉS DEL CANAL DE DENUNCIAS?

Cualquier persona interna o externa a la empresa considerada parte interesada que haya llevado a cabo alguna irregularidad o conducta que esté detallada en este documento puede ser objeto de denuncia a través del Canal de Denuncias.

¿QUÉ CONDUCTAS SON OBJETO DE DENUNCIA?

Aquellas conductas que sean contrarias a los principios y normas de conducta que atenten contra la ética como principio practicado en IDEA ORO Y GEMA, S.L y que además sean declaradas hechos denunciables como infracciones o irregularidades, en este canal. De esta forma, se fomenta una cultura ética y de cumplimiento en la empresa, en la que todas las partes interesadas pueden informar de posibles incumplimientos sin temor a represalias y con la certeza de que su denuncia será tratada con la más absoluta confidencialidad.

Además, también se encuentran aquellas tipificadas como delito en el Código Penal y otras leyes especiales, y que pueden generar responsabilidad penal.

A continuación, se detallan estos hechos denunciables a través del canal de denuncias:

• Acoso sexual o por razón de sexo en el entorno laboral.
• Cualquier conducta discriminatoria por raza, religión, orientación sexual, ideología, discapacidad o apariencia.
• Tratos degradantes, vejaciones o comportamientos que objetivamente puedan ser considerados como acoso laboral (mobbing).
• Infracciones penales o administrativas graves o muy graves.
• Incumplimientos del Código de Conducta, políticas internas, protocolos o normativa que a tal efecto defina la organización.
• Fraudes y corrupción.
• El fraude fiscal, estafa, sobornos, malversación de fondos, blanqueo de capitales o cualquier tipo de corrupción.
• Faltas a la Protección de datos personales y seguridad de la información.
• La manipulación, falsificación o publicación de datos de carácter reservado.
• Violación del principio de confidencialidad.
• Mal uso de información clasificada o revelación de secretos.
• Delitos relativos a la propiedad intelectual e industrial.
• Conductas y acciones ilegales relacionadas con el desempeño del trabajo.
• Gestión inadecuada o lucrativa de los recursos empresariales.
• Robos, hurtos o la sustracción de bienes personales o laborales ajenos.
• Delitos contra la intimidad personal.
• Irregularidades relativas a la seguridad y salud en el trabajo.
• Publicidad engañosa.
• Competencia desleal.
• Irregularidades relativas a la protección del medioambiente.
• Otras: si existiera alguna denuncia que no se ajuste a ninguna de estas categorías.

¿CÓMO DEBE DENUNCIARSE?

Todas las denuncias deberán formularse por escrito por cualquiera de estas vías.

1. 1. Vía telemática: A través del enlace seguro habilitado en la web para canal de denuncia: belen@belenbajo.com
   2. Vía correo postal dirigido a la atención de la Responsable del Canal de Denuncia de IDEA ORO Y GEMA, S.L, Belén Bajo Cacho, a la dirección postal C/San Bernardo 13, 2 centro, 28015 Madrid, España.
   3. Vía presencial / verbal: A solicitud del informante, se podrá concertar una reunión presencial en un plazo máximo de 7 días hábiles enviando un correo electrónico a  belen@belenbajo.com. En este caso, la conversación se registrará (previo consentimiento) mediante grabación de voz o transcripción completa acordada.

En cualquier caso, será obligatorio en los casos 1.1 y 1.2, cumplimentar el formulario de denuncia que estará disponible para descarga desde la web.

Cualquier denuncia que no se efectúe a través de los medios indicados anteriormente no será recibida ni admitida a trámite y será destruida.

Los denunciantes deberán identificarse necesariamente al realizar la denuncia, no siendo aceptadas las denuncias anónimas. A pesar de esto, se garantizará en todo momento la confidencialidad sobre la identidad del denunciante durante todo el proceso, cumpliendo con las exigencias establecidas en materia de privacidad por la Ley Orgánica de Protección de Datos y la Agencia Española de Protección de Datos.

PROTECCIÓN Y CONFIDENCIALIDAD DENUNCIANTE

En IDEA ORO Y GEMA, S.L, el Canal de Denuncias es administrado por Belén Bajo Cacho.

Todos aquellos que formulen una denuncia de buena fe están protegidos contra cualquier tipo de represalia, discriminación o penalización derivada de la denuncia presentada. En caso de que se produzca cualquier tipo de represalia contra un denunciante de buena fe, como un despido injustificado, o un cambio de responsabilidades, la Dirección de IDEA ORO Y GEMA, S.L tomará medidas disciplinarias.

Es importante destacar que la prohibición de represalias no impedirá la adopción de medidas disciplinarias si se determina que la denuncia es falsa y que el denunciante actuó con mala fe.

En IDEA ORO Y GEMA, S.L, se garantiza la confidencialidad absoluta de la identidad del denunciante como uno de los principios fundamentales de su Canal de Denuncias. Para asegurar esta confidencialidad, se establece que el acceso del denunciado a los datos personales no incluirá la identidad del denunciante, salvo en caso de resolución judicial.

Este enfoque permite a los denunciantes tener la seguridad de que su identidad estará protegida. El Responsable del Canal de Denuncias está obligado a mantener el secreto profesional y la confidencialidad de la identidad del denunciante. En el caso de que se involucre a un asesor externo o a un miembro de IDEA ORO Y GEMA, S.L en la investigación de los hechos, también estarán sujetos a la misma obligación de confidencialidad y secreto profesional para proteger la identidad del denunciante.

PROCEDIMIENTO PARA TRATAMIENTO DE DENUNCIAS

1. FASE DE RECEPCIÓN DE DENUNCIAS Y ACUSE DE RECIBO

Todas las denuncias las recepcionará el Responsable del Canal de Denuncias de IDEA ORO Y GEMA, S.L, el cual realizará un análisis preliminar de los hechos denunciados y su adecuación al formulario habilitado. Una vez recibida se procederá a su registro asignándole un código de identificación único y archivando en la base de datos del Sistema de Información de Denuncias.

Cumpliendo con los plazos indicados de máximo de 3 días laborables para activar el procedimiento para tramitación de la denuncia y máximo de 7 días naturales a contar desde la recepción, salvo que el informante haya renunciado expresamente a este requisito o la comunicación sea anónima sin vía de contacto, para enviar el acuse de recibo de la denuncia.

2. FASE PARA ANÁLISIS DE ADMISIBILIDAD Y/O MEDIACIÓN

Posteriormente se decidirá si se inicia la correspondiente investigación o se admite la denuncia, según lo previsto en la Política de Denuncias de la empresa cuando los hechos relatados entren dentro del ámbito de aplicación del canal de denuncia y presenten indicios mínimos de veracidad.

Si la denuncia formulada cumple con los requisitos de forma exigidos y los hechos denunciados se encuentran dentro del ámbito objetivo del Canal de Denuncias, se procederá a su admisión a trámite e iniciará la fase de investigación.

Además, cualquier persona que sea objeto de una denuncia admitida a trámite será informada de aspectos como la recepción de la denuncia, el hecho que se le atribuye, o terceros que puedan ser destinatarios de la denuncia, si es que los hay, y cómo ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, de acuerdo con las disposiciones de la normativa de protección de datos entre otros.

Se procederá a su inadmisión a trámite en caso de que la denuncia no cumpla con los requisitos de forma establecidos en la Política de Denuncias, se determine que los hechos denunciados no se encuadran en el ámbito objetivo del Canal de Denuncias, carezcan de toda veracidad o sean notoriamente infundados o la información sea escueta o inconcreta y no se aporte documentación o aclaración tras ser requerida.

Es importante señalar que la inadmisión no implica que los hechos denunciados sean falsos o no tengan importancia, simplemente que no cumplen con los requisitos necesarios para ser investigados a través de este Canal.

El Responsable del Canal de Denuncias informará al denunciante de la inadmisión de la denuncia y, en caso de ser posible, le ofrecerá alternativas para canalizar su comunicación.

Durante esta fase y considerando la gravedad de la denuncia, antes de ir a un proceso de investigación del delito, se puede iniciar un proceso de mediación si las partes voluntariamente estuviesen de acuerdo.

Cuando la denuncia lo requiera, pues los hechos pudieran ser indicativos y/o constitutivos de delito fuera del ámbito de aplicación del canal de denuncia, el Responsable del Canal de Denuncia debe remitir la información a la autoridad competente o al Ministerio Fiscal.

En el plazo de 10 a 15 días hábiles desde la recepción, el responsable del Canal de Denuncia acordará la admisibilidad o inadmisibilidad, para determinar continuar o no con la investigación. Igualmente se dejará constancia en este mismo plazo de los resultados de la mediación cuando la hubiese.

La resolución de admisibilidad acordada será motivada y notificada al informante en el mismo plazo.

3. FASE DE INVESTIGACIÓN

Una vez admitida a trámite la denuncia, se llevarán a cabo las investigaciones pertinentes para verificar la autenticidad de los hechos denunciados. El personal de IDEA ORO Y GEMA, S.L estará obligado a colaborar con las investigaciones cuando se les solicite. Si los hechos denunciados son complejos, se podrá solicitar la ayuda de un experto externo al canal de denuncia, para asesoramiento y apoyo en la investigación.

El Responsable del Canal de Denuncias practicará las diligencias necesarias para comprobar la veracidad de los hechos.

Audiencia al denunciado: La persona afectada por la información será informada de los hechos imputados y se le concederá trámite de audiencia para alegar y aportar las pruebas que considere pertinentes.

El proceso investigador respetará los principios de contradicción, confidencialidad y proporcionalidad. El procedimiento debe ser lo más ágil y eficaz posible y proteger en todo caso la intimidad, dignidad de las personas afectadas. Todas las investigaciones internas se llevarán a cabo con tacto, y con el debido respeto, a las personas implicadas.

La finalización de la investigación, para casos o denuncias de acoso que incluye las entrevistas a las partes, recopilación de pruebas, toma de declaración a testigos, alegaciones, etc.; serán de 10 a 15 días hábiles de iniciada la investigación.

Para informaciones o denuncia diferentes a las de acoso estos plazos podrán ser ampliados hasta un máximo de tres meses a partir del acuse de recibo de la notificación.

4. FASE DE RESOLUCIÓN DE EXPEDIENTE

Finalizada la fase de investigación, se llevarán a cabo varias acciones en esta fase de resolución de la denuncia.

En primer lugar, el Responsable del Canal de Denuncias elaborará un informe que incluirá los resultados de la investigación y una de las dos posibles resoluciones, archivar la denuncia o formular una propuesta de resolución.

En caso de que los hechos denunciados no estén debidamente acreditados o no constituyan una infracción en el ámbito objetivo del Canal de Denuncias, procederá al archivo de la denuncia y de las actuaciones. Sin embargo, si considera que los hechos denunciados están probados y constituyen una infracción en el ámbito objetivo del Canal de Denuncias, dictará una resolución fundamentada y especificará las medidas legales a adoptar.

En cualquier etapa del procedimiento, se podrá contar con la asesoría legal de un experto externo subcontratado para asesorarle sobre la redacción de los hechos, su tipificación o la adopción de medidas disciplinarias adecuadas en cada caso. Si se presenta una situación de conflicto de interés, la Dirección de la empresa tomará la decisión final de manera conjunta.

El plazo máximo para dar resolución a la notificación desde la recepción de la denuncia, en caso de acoso sexual, por razón de sexo y laboral no superará los 30 días naturales (ampliable motivadamente a un máximo de 45 días en casos de extrema complejidad.

El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación distintas al acoso sexual o por razón de sexo y laboral, no superará los 3 meses a contar desde el acuse de recibo o desde el vencimiento del plazo de 7 días posterior a la recepción de la información. Este plazo podrá extenderse hasta un máximo de 3 meses adicionales en casos de especial complejidad.

5. FASE DE EJECUCIÓN DE LAS SANCIONES PERTINENTES

Será responsabilidad de la persona o personas autorizadas por la Dirección y con apoderamiento suficiente, aplicar las sanciones o medidas disciplinarias acordadas en cada caso.

6. FASE DE SEGUIMIENTO DE EXPEDIENTE

Con la periodicidad determinada por las conclusiones formuladas en la propuesta de resolución, se efectuará un seguimiento, con un plazo máximo anual, del expediente y verificación de aplicación de las medidas propuestas. Este seguimiento generara un nuevo informe de resolución del expediente para cierre o reconducción de medidas.